 CÓMO LA AUTOMATIZACIÓN DE PEDIDOS PUEDE AYUDARLE A EFICIENTAR EL PROCESO DE VENTA
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El mundo de la distribución ha cambiado significativamente durante la última década. Con la volatilidad de los mercados de hoy, el aumento en los avances tecnológicos y la feroz competencia por los clientes, las empresas se enfrentan a la necesidad de adaptarse o corren riesgo de quedarse atrás. En esencia, se trata de una carrera por ser el distribuidor más innovador, el más rentable y el más complaciente del mercado. Con los gigantes del comercio electrónico como Amazon y eBay revolucionando la experiencia de compra B2C (Business-to-Consumer, de negocio a consumidor), los clientes en el espacio B2B (Business-to-Business, de negocio a negocio) ahora esperan la misma rapidez, flexibilidad y precios competitivos en el cumplimiento de pedidos. Como resultado, los distribuidores y fabricantes de toda América del Norte están buscando nuevas maneras de impulsar la eficiencia operativa, identificar cuellos de botella y optimizar los procesos para ofrecer un mayor valor a sus clientes. Para ello, la automatización es clave.
La mayoría de las empresas ya cuentan con sistemas confiables de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para automatizar las funciones repetitivas de back office, como el control de inventario y la contabilidad. Sin embargo, hay muchas otras áreas listas para la optimización que aún no han recibido atención, en particular el procesamiento de pedidos de venta. Actualmente, más del 80% de los fabricantes y distribuidores todavía procesan sus pedidos de compra a mano. Esto implica la compilación de cientos de pedidos diarios, procesando manualmente miles de líneas de datos, antes de ingresar la misma información una segunda vez en el sistema ERP de la empresa como pedido de cliente. No sólo es uso muy ineficiente del tiempo del personal, sino que el procesamiento manual también es extremadamente caro y propenso a errores, lo que podría dañar la retención de clientes y la capacidad para ofrecer precios competitivos.
En el pasado, la razón para no implementar la automatización de pedidos de venta era clara. Aunque había beneficios, los costos y el tiempo involucrados en la implementación de una solución tecnológica –así como las fallas de software– lo hicieron inviable para la mayoría de los negocios. Hoy en día hay numerosas soluciones en el mercado proclamando su capacidad para automatizar y facilitar su procesamiento de pedidos de venta. Pero, ¿qué solución es adecuada para sus necesidades de negocio? Tenga en cuenta estos cuatro factores clave al seleccionar una solución de automatización de órdenes de venta:
1: ¿Le conviene el reconocimiento óptico de caracteres?
No todas las soluciones de automatización de órdenes de venta son iguales. La tecnología que se basa en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) para capturar datos es sustancialmente menos precisa que su equivalente que no usa ese método. Cualquier marca oscura o mancha puede hacer que el OCR malinterprete un documento, lo que lleva a una tasa de precisión del 98%, ¡lo cual es inaceptable! Peor aún, esta posibilidad de errores se exacerba más cuando se trabaja con conjuntos de datos únicos, como números de pieza y direcciones. Mientras que las empresas más pequeñas pueden tener la capacidad y la mano de obra para verificar cada pedido antes de que se finalice, la sustitución de una forma de intervención humana con otra no resuelve los problemas de ineficiencia y altos costos para distribuidores y fabricantes.
Por el contrario, la tecnología no OCR permite a las empresas tratar pedidos hechos por correo electrónico e impresos como documentos electrónicos estándar, capturando datos de ellos con un 100% de precisión y sin necesidad de verificación humana. Una vez capturados, estos datos se trasladan directamente al sistema ERP de la empresa y se encaminan automáticamente a los canales adecuados con total visibilidad. Así, los pedidos pueden procesarse hasta un 95% más rápido, con una precisión total. Esto no sólo reduce el tiempo del ciclo de pedido, sino que libera tiempo adicional del personal para centrarse en ofrecer un servicio superior al cliente, lo que fortalece la lealtad de éstos.
2: ¿Afectará a sus clientes?
Siendo la retención de clientes el objetivo, ellos nunca deberían ser agobiados para beneficio del negocio. Aunque ofrecen ventajas considerables cuando se implementan plenamente, algunas soluciones de automatización, como el intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés), requieren un nivel significativo de colaboración con los clientes para ponerse en marcha. Para introducir el EDI, por ejemplo, las órdenes de compra de los clientes deben llegar en un formato electrónico estándar para ser traducido automáticamente a un pedido de cliente en su sistema ERP. La mayoría de los clientes, sin embargo, tienen sus propios procesos internos a seguir al enviar una orden: algunos imprimen y envían la orden por fax, otros eligen el correo electrónico y algunos más todavía prefieren llamar por teléfono para ordenar sus pedidos. Teniendo su propia infraestructura operacional, sería comprensible que no quisieran duplicar el esfuerzo, creando órdenes de compra en sus propios sistemas antes de ingresar el mismo elemento de información por artículo una segunda vez en su sitio web de comercio electrónico. Dado que su negocio es servir a sus clientes, esperar que todos ellos ordenen sus pedidos a través de su sitio web B2B y pedirles que cambien la forma en que hacen negocios sería completamente inaceptable: lo más probable es que se sintieran frustrados y buscaran a su competencia.
Pero hay otra razón para no obligar a todos los clientes a hacer sus pedidos a través de su sitio web de comercio electrónico. Al poner a sus clientes en línea, aumenta el riesgo de que sean alcanzados y atraídos por sus competidores. Con sus datos de búsqueda guardados en las cookies, los navegadores orientarán a sus clientes hacia la publicidad de empresas similares, tentándolos a comparar costos y beneficios.
3: ¿Tiene los recursos para implementarlo?
Las soluciones de automatización inevitablemente tienen un costo, pero algunas soluciones cuestan más que otras. Ciertas tecnologías, como el EDI, implican la inversión de un número considerable de recursos, además de un alto nivel de colaboración con los clientes. Para esto, usted necesitará tener alguien con una fuerte experiencia técnica en el equipo, así como cantidades sustanciales de dinero, tiempo y mano de obra para implementar y transformar sus procesos de negocio. Por lo tanto, si usted tiene los recursos mínimos a su disposición, es crucial tener esto en cuenta al revisar sus opciones.
4: ¿Funciona con su tecnología existente?
La solución que elijas debe funcionar perfectamente con su tecnología actual. Cualquier cosa menos significaría perder el tiempo y el dinero que inevitablemente ha invertido en la construcción de la infraestructura operacional. Si ya han dedicado recursos a implementar soluciones como EDI y un sistema ERP, asegúrese de que cualquier tecnología de automatización de pedidos de venta que considere se integre sin esfuerzo con ellos.
En última instancia, contar con un sistema de automatización de pedidos de venta ha demostrado mejorar significativamente la eficiencia y la productividad de los procesos de negocio. Con numerosas opciones en el mercado, la selección de la tecnología adecuada para satisfacer sus necesidades únicas es crucial. A medida que evalúe posibles candidatos, asegúrese de tener en cuenta estas cuatro consideraciones clave: la precisión de la solución, sus necesidades de recursos, la compatibilidad con la tecnología existente y la capacidad de funcionar con las prácticas empresariales de sus clientes. Con estos factores tomados en cuenta, usted será capaz de innovar y adaptarse a un mercado en evolución. Las expectativas de sus clientes serán superadas y el crecimiento de su compañía se potenciará, asegurando que usted permanezca muy por delante de la competencia. |
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